Software

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Sie werden Ihre Arbeit selbstverständlich mit dem Computer schreiben. Wenn Sie nur wenig Erfahrung mit dem Schreiben von Texten am Computer haben, gibt es sehr beliebte Fettnäpfchen, die Sie vermeiden sollten.

Wahl der Textverarbeitung

Das in der Praxis nahezu ausschließlich verwendete Programm zum Schreiben von Texten ist Microsoft Word. Es gibt noch andere Programme wie OpenOffice oder LaTeX. Sie sollten nur aus sehr guten Gründen etwas anderes als Word benutzen, denn Sie werden nach einer Arbeit viel besser mit der Software umgehen können als vorher und Fähigkeiten im Umgang mit OpenOffice oder LaTeX werden Ihnen in der Praxis nichts nutzen.

Sie sollten sich rechtzeitig eines der dicken Handbücher, die es zu „Ihrer“ Textverarbeitung gibt, kaufen und zumindest durchblättern. Die Programme sind inzwischen so leistungsfähig, dass es sehr wahrscheinlich Funktionen gibt, die Sie nicht kennen, aber die Ihnen das Leben erheblich leichter machen können. Word ist nicht nur in der Lage, Gliederungen automatisch zu erstellen, sondern z.B. auch Abbildungsverzeichnisse. Solche Funktionen findet man durch bloßes Rumspielen allerdings nicht heraus. Dazu braucht man die dicken Bücher.

Silbentrennung

In Word können Sie mit dem Menübefehl Extras - Sprache - Silbentrennung die automatische Silbentrennung in Word aktivieren. Egal, ob Sie Ihren Text im Blocksatz oder mit Flatterrand schreiben – ohne Silbentrennung sieht jeder Text unprofessionell aus und dokumentiert, dass Sie sich mit dem Programm nicht auskennen.

Die Silbentrennung wird bei der Installation von Word nicht notwendigerweise installiert. Wenn Sie das Programm installieren, prüfen Sie, ob das der Fall ist und installieren Sie die Silbentrennung gegebenenfalls nach (was ohne weiteres geht). Dazu benötigen Sie natürlich die Installations-CD.

Textlänge und Programmstabilität

Ein altbekannter Schwachpunkt von Word ist, dass das Programm bei Texten von mehr als ca. 30 Seiten dazu neigt, instabil zu werden. Es kann Ihnen durchaus passieren, dass das Programm völlig willkürlich Grafiken verschiebt oder verschluckt. Wenn Ihnen das unmittelbar vor Abgabetermin passiert, werden Sie viel Spaß haben.

Erfahrungsgemäß treten diese Effekte dann auf, wenn der Text länger als 30 Seiten ist, Grafiken und Fußnoten enthält. Also genau dem Schema einer Abschlussarbeit entspricht.

Sie können sich gegen solche Katastrophen schützen, indem Sie Ihren Text kapitelweise zerlegen und in eigenen Dateien abspeichern. Mit der Funktion „Filialdokumente“ können Sie für diese „Kapiteldateien“ gemeinsame Inhaltsverzeichnisse erstellen und eine durchlaufende Seitennummerierung einstellen. Diese Funktion sollten Sie sich frühzeitig genauer anschauen.

Ausdruck

Eine Grundidee von Word ist, den Text am Bildschirm so anzuzeigen, wie er später ausgedruckt aussehen wird. Das funktioniert ganz gut, aber nicht zu 100%.

Zwischen Word und dem bedruckten Papier steht der sogenannte Druckertreiber. Für jedes Druckermodell gibt es einen eigenen Treiber. Diese Treiber liefern ein zu 99% identisches Ergebnis. Das fehlende Prozent kann Ihnen aber viel Ärger bereiten. Der klassische Fall ist, dass Sie eine Grafik so hingezirkelt haben, dass Sie gerade noch auf die Seite passt. Auf Drucker A passt die Grafik tatsächlich noch auf die Seite, auf Drucker B erscheint sie auf der nächsten. Das Gleiche gilt für Silbentrennungen. Auf dem einen Drucker wird so getrennt, dass der Absatz noch auf die Seite passt, auf dem anderen Drucker nicht, so dass der Absatz auf die nächste Seite überlappt.

Um diesen Ärger zu vermeiden, sollten Sie bereits beim Schreiben des Textes den Druckertreiber verwenden, den Sie beim Ausdrucken verwenden werden. Wenn Sie z.B. im Rechenzentrum ausdrucken wollen, installieren Sie den Druckertreiber für den dort verwendeten Laserdrucker, auch wenn Sie den selbst ja gar nicht besitzen. Wenn Sie irgendeinen anderen Drucker installiert haben, wird das Ergebnis im Rechenzentrum garantiert von dem abweichen, was Sie erwarten.

Sie sollten Ihre Arbeit nicht auf einem Tintenstrahldrucker ausdrucken, sondern auf einem Laser. Erstens kann man tintengedruckte Seiten erkennen, was insbesondere in der Praxis (Bewerbungsschreiben!) manchmal als Zeichen mangelnder Professionalität interpretiert werden könnte. Zweitens sind tintengedruckte Seiten nicht wasserfest. Wenn Ihr Leser seine Kaffeetasse mit nassem Boden auf einer Ihrer Seiten abstellt, sieht das Ergebnis nicht schön aus.

Wenn Sie Farbgrafiken verwenden (auf dem Farblaser drucken!) sollten Sie darauf achten, dass die Grafiken kopiersicher sind. Als Beispiel soll die Standardtabelle dienen, die Ihnen das Chart – Modul in Word anbietet. Auf dem Bildschirm sind die beiden Linien erkennbar und unterscheidbar.

Wenn Sie die Seite kopieren oder in Schwarzweiß ausdrucken, ist das nicht mehr der Fall.

Einige Verlage verwenden eine solche Farbgebung in ihren Büchern ganz gezielt als Kopierschutz.

Falls Ihr Chef Ihren Text kopieren und weitergeben will – und Sie haben solche "Farbfehler" in den Kopien – ist die Freude groß. Die Abhilfe ist einfach: vermeiden Sie zu schwache Kontraste und fügen Sie redundante Informationen hinzu.

In der Beispielgrafik erreichen Sie das z.B. dadurch, dass Sie den grauen Hintergrund entfernen und eine der Linien stricheln. Diese Grafik hat sicherlich noch "Optimierungspotential", aber sie ist "kopiersicher" und kann auch von den ca. 10% farbenblinden Männern wahrgenommen werden.

Literaturverwaltung

Es gibt eine Reihe von Datenbankprogrammen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Literatur zu verwalten und Literaturanhänge zu formatieren.

Diese Programme sind extrem nützlich. Sie müssen allerdings ein wenig Zeit investieren, um diese Programme zu erlernen. Als Daumenregel kann man festhalten, daß es zeitsparender ist, die Literatur mit einem Karteikasten oder auf Zetteln zu verwalten, wenn man in der Arbeit weniger als 50 Quellen verwendet. Die meisten Abschlussarbeiten dürften unterhalb dieser Summe liegen.

Der Einsatz einer Literaturverwaltung für diese Arbeit "rechnet" sich dann nicht, bzw. nur dann, wenn Sie vorhaben, nach Ihrer Abschlußarbeit noch weitere wissenschaftliche Arbeiten zu schreiben, z.B. indem Sie noch eine Promotion anstreben.