Schreiben von Zusammenfassungen

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Warum Zusammenfassungen wichtig sind

Sie müssen damit rechnen, dass Ihr Auftraggeber Ihrem Text vielleicht nur eine sehr kurze Aufmerksamkeitsspanne widmet. Sie stecken vielleicht mehrere Wochen Arbeit in ein Thema, aber Ihr Chef wird sich für Ihre Analyse wahrscheinlich nicht einmal 15 Minuten Zeit nehmen, wenn Sie ihn nicht sehr schnell davon überzeugen, dass Ihre Arbeit seine Aufmerksamkeit wert ist.

Wenn Sie Ihrem Chef klar machen wollen, dass Sie ein heller Kopf sind, reicht es meist nicht, eine gute Analyse abzuliefern. Sie müssen für Ihre Arbeit auch noch Werbung machen. Das ist vielleicht ungerecht, aber es nutzt Ihnen nichts, wenn Ihre Analyse eigentlich brillant ist, aber im Papierkorb landet, weil Ihr Chef beim Lesen der Einleitung steckengeblieben ist, einen Telefonanruf bekommen hat und dann nicht mehr dazu gekommen ist, weiter zu lesen – und es dann vergessen hat.

Überlegen Sie, was Ihr Ziel ist: Wollen Sie Ihre Pflicht tun oder wollen Sie erfolgreich sein? Wenn Sie keinen Schlag mehr als Ihre Pflicht tun, werden Sie wahrscheinlich nicht besonders erfolgreich sein. Sie können sich natürlich auf den Standpunkt stellen, dass Ihr Chef eben selbst Schuld ist, wenn er Ihre Analyse nicht liest – aber es ist doch egal, ob er (oder Sie) Schuld sind, dass er die Analyse nicht liest. Wichtig ist doch, dass er sie nicht liest und deswegen nicht erkennt, wie brillant Sie sind. Wenn Sie dafür mehr als Ihre Pflicht tun müssen – dann ist das eben so.

Im Folgenden lernen Sie zwei „Marketinginstrumente“ für Ihre Arbeit kennen. Wenn Sie eine Arbeit bei uns schreiben, erwarten wir, dass Sie beide Instrumente anwenden.

Vorstandsvorlage

Eine Möglichkeit, sich vielleicht im Bewusstsein Ihres Auftraggebers etwas nachhaltiger festzusetzen, sind die so genannten "Vorstandsvorlagen" auf neudeutsch auch "Executive Summary".

Mit diesen Begriffen wird eine sehr knappe Darstellung der Ergebnisse einer Arbeit bezeichnet. Häufig wird sie mit der "klassischen" Zusammenfassung verwechselt. Eine klassische Zusammenfassung ähnelt ein wenig dem Schnellvorlauf am Videorekorder. Sie sehen den ganzen Film, aber eben im Zeitraffer. So stellt die Zusammenfassung die Arbeit eben im Zeitraffer noch mal dar: „Zuerst wurde ... im Anschluss daran wurde …“ usw.

Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Auftraggebers: Ihren Chef interessiert an erster Stelle nicht, was Sie im Detail in den zwei Wochen, die Sie an Ihrem Auftrag gebastelt haben, getan haben, sondern, was dabei herausgekommen ist. Er geht erst einmal davon aus, dass Ihre Vorgehensweise korrekt ist. Hätte er daran Zweifel, hätte er den Job sowieso jemand anderem gegeben.

Behalten Sie im Hinterkopf: Die Vorstandsvorlage ist das Erste, was Ihr Chef von Ihrer Arbeit zu sehen bekommt. Es ist also eine Visitenkarte. Wenn Sie dort schlampen, mit nachrangigen Details langweilen oder nicht die wichtigsten Dinge vermitteln, verkaufen Sie sich ohne Frage unter Wert und vielleicht landet Ihre Arbeit ungelesen im Papierkorb. Das mag ungerecht sein, hilft Ihnen aber nicht weiter.

Bei der Abfassung der Vorstandsvorlage sollten Sie sich also nicht von dem Gedanken leiten lassen, eine lästige Pflichtübung zu absolvieren, sondern sich vor Augen halten, was Sie mit diesem beschriebenen Blatt Papier erreichen wollen: Ihren Chef über die Ergebnisse informieren und ihm nach Möglichkeit Appetit auf den eigentlichen Text machen. Im Zweifelsfall ist also die Vorstandsvorlage der wichtigste Teil Ihrer Arbeit. Wenn der nicht gut ist, landet Ihre Arbeit im Papierkorb.

Wie lang eine Vorstandsvorlage sein darf/soll, ist häufig Verhandlungssache. Eine grobe Daumenregel ist allerdings, dass die Länge eines solchen Textes auf jeden Fall unterhalb von 5% der Länge des Originaltextes liegen sollte. Alles, was über eine beschriebene DIN A4 Seite hinausgeht, sollte vorher abgeklärt werden.

Diese Vorstandsvorlage legen Sie lose in Ihre Arbeit hinein, damit man sie herausnehmen und lesen kann, ohne die Arbeit mit sich herumschleppen zu müssen. Ein weiterer Grund für die physische Trennung von der eigentlichen Arbeit ist, dass man die Vorstandsvorlage so einfacher kopieren kann. Das bedeutet, dass die Vorstandsvorlage für sich selbst stehen können muss, also auch ohne den Originaltext "funktionieren" muss. Wenn also dort die Fragestellung oder Ihr Name fehlt, ist das ein grobes Foul.

Eine Vorstandsvorlage ist nicht einfach zu schreiben, denn Sie haben extrem wenig Platz, so dass Sie sich nicht nur überlegen müssen, was in diesem Text stehen soll, sondern auch, wie Sie das möglichst knapp auf den Punkt bringen.

Auch wenn eine verbreitete deutsche Bezeichnung für diese Zusammenfassungen Vorstandsvorlage ist, kann die Zielgruppe durchaus auch unterhalb des Vorstands liegen.

Das folgende Beispiel soll Ihnen einen groben Eindruck geben, wie eine Vorstandsvorlage aussehen könnte. Inhaltlich sollten Sie das Beispiel nicht allzusehr auf die Goldwaage legen ;)

Mit dieser knappen Darstellung, die in fünf Minuten les- und verstehbar ist, weiß der Vorstand alles, was er für seine nächsten Schritte wissen muß. Er weiß jetzt, wo das Problem liegt (Märkte werden mittel- bis langfristig wegbrechen), er weiß im Groben, wie die Arbeitsgruppe vorgegangen ist (Kreativitätsworkshop), welche Ergebnisse herausgekommen sind (Spielzeugroboter vs. Pflegeroboter) und welche Alternative aus welchen Gründen nach Auffassung der Arbeitsgruppe die besser ist (Pflegeroboter).

Vorstandsvorlagen, wie wir sie auch sehen, sehen etwa so aus:

Stellen Sie sich vor, Sie sind Vorstand der Robotnik AG und lassen sich gerade zur Vorstandssitzung chauffieren. Sie haben diese Executive Summary vor der Nase, 15 Minuten Fahrzeit, in der Sie aber noch ein kurzes Telefonat führen müssen. Wenn Sie eine solche Vorlage bekommen und Choleriker sind, beißen Sie vor Wut in die Kopfstütze vor Ihnen. Warum?

• Es wird nicht klar, ob die Arbeitsgruppe sich mit einem wirklichen Problem befasst hat, oder ob das nur eine Pflichtübung ist. Die Problemstellung (die Globalisierung schreitet voran...) ist so nichtssagend, daß sich das nicht erkennen lässt.
• Sie bekommen einen ziemlich guten Eindruck davon, wie die Arbeitsgruppe gearbeitet hat. Aber das interessiert sie (an dieser Stelle) überhaupt nicht.
• Sie wollen wissen, was die Arbeitsgruppe herausgefunden hat. Dazu findet sich gar nichts Konkretes. Fast scheint es so, daß der Verfasser absichtlich mit seinen Informationen hinter dem Berg hält, um Sie neugierig zu machen. Toll. Sie wollen keinen Kino-Trailer, sondern komprimierte Information, damit Sie gleich in der Sitzung nicht völlig blank darstehen. Ein Orgiginalzitat: "Was der ökonomische Vorteil von [Gegenstand der Arbeit] ist, lesen Sie in dieser Arbeit".
• Die Vorlage wimmelt vor Interpunktionsfehlern
• Die Ergebnisse sind so unkonkret und nichtssagend, daß Sie das auch ohne Arbeitsgruppe so herausgefunden hätten. Es gibt auch keine Handlungsempfehlung oder Warnung.
• Sie wissen nicht mal, wem Sie (Choleriker!) den Kopf abreißen sollen, weil kein Name und keine Kontaktadresse angegeben ist.

Wissenschaftliches Poster

Die Grundidee eines wissenschaftlichen Posters ist der der Vorstandsvorlage sehr ähnlich. Hier wie dort will man die "Botschaft" der Arbeit auf einer Seite vermitteln. Während aber die Vorstandsvorlage sehr textlastig ist und bestenfalls eine Tabelle beinhaltet, ist ein Poster sehr visuell orientiert. Der Textanteil ist relativ niedrig – dafür gibt es mehrere Diagramme und Charts. Das erste Beispiel hat daher einen eher ungewöhnlich hohen Textanteil.

Solche Poster werden auf Tagungen und Messen eingesetzt. Im Regelfall hat ein Poster eine Größe von DIN A0, also der 16fachen Größe von DIN A4. Ein Poster soll ein "eyecatcher" sein, der vorbeischlendernde Personen animieren soll, mit den Autoren des Posters (die daneben stehen) ins Gespräch zu kommen.

Poster, die Sie im Rahmen einer Arbeit bei uns erstellen, müssen natürlich nicht in A0 ausgedruckt werden. A3 reicht völlig aus. A4 dürfte für den Schrifttyp zu klein sein.

Sie können eine Powerpoint - Vorlage im "RAC-Design" hier herunterladen.

Ein Standardbaustein von Postern ist die "Methodik". In den meisten Fällen haben Sie unterhalb einer Abschlussarbeit zu diesem Bereich wenig zu sagen, denn "Internet- und Literaturrecherche und eigenes Nachdenken" sind an dieser Stelle nicht weiter erwähnenswert. Die Beschreibung der Methodik macht dann Sinn, wenn Sie Instrumente einsetzen, die nicht selbstverständlich sind. Hierhin gehört die Erwähnung von Fragebögen, Experteninterviews usw. Wenn Sie da nichts zu sagen haben, lassen Sie die Rubrik weg.